Personvern

Personvernerklæring for Utleio

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Utleio samler inn, bruker, lagrer og beskytter personopplysninger. Erklæringen er utformet i samsvar med EUs personvernforordning (GDPR) og den norske personopplysningsloven.

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene beskrevet i denne erklæringen er:

• Utleio
• Organisasjonsnummer: 932 746 174
• E-post: kontakt@utleio.no

2. Personopplysninger vi samler inn

Vi samler inn og behandler følgende kategorier av personopplysninger, avhengig av hvordan du bruker tjenesten:

2.1 Kontoinformasjon

• Navn, e-postadresse, telefonnummer
• Adresse, postnummer, by
• Fødselsdato
• Bankkontonummer (for utbetaling og fakturering)
• Kontotype (privat/bedrift)

2.2 Bedriftsinformasjon (for bedriftskunder)

• Firmanavn og organisasjonsnummer
• Kontaktperson og kontaktpersons e-post
• Forretningsadresse

2.3 Eiendomsinformasjon

• Adresser, gårds- og bruksnummer (gnr/bnr), kommunenummer
• Eiendomstype, størrelse, beskrivelser
• Plantegninger, energimerke, koordinater

2.4 Leietakerinformasjon

Utleiere registrerer informasjon om sine leietakere i tjenesten:

• Navn, e-postadresse, telefonnummer
• Fødselsdato, adresse

2.5 Kontraktsinformasjon

• Leievilkår (varighet, oppsigelsestid, særvilkår)
• Husleiebeløp og depositum
• Signaturdata fra digital signering
• Kontraktsdokumenter (PDF)

2.6 Henvendelser fra leietakere

• Tittel og beskrivelse av henvendelsen
• Kontaktinformasjon fra leietakere (navn, e-post, telefon)
• Vedlegg (bilder, dokumenter)
• Meldingshistorikk knyttet til henvendelsen

2.6a Kontakter hos leverandører

Utleiere kan registrere vaktmestere, håndverkere og andre leverandører på eiendommene sine, og sende dem e-post fra Utleio:

• Firmanavn, kontaktperson, e-post, telefon, nettside og adresse
• Rolle på eiendommen (for eksempel vaktmester eller rørlegger)
• E-poster sendt til kontakten, og tilbud utleieren fører inn

Utleieren bestemmer hvem som registreres, og er behandlingsansvarlig for disse opplysningene. Svar på e-posten går direkte til utleieren. Søk etter leverandører sender eiendommens adresse til Google, og treffene lagres bare hvis utleieren velger det.

2.7 Økonomiske data

• Transaksjoner (innbetalinger og utbetalinger)
• Fakturaer og kvitteringer
• Budsjetter og depositumsdata
• Abonnementsinformasjon og betalingshistorikk

2.8 Teknisk bruksdata

• Vercel Analytics: Anonymiserte, aggregerte bruksdata uten bruk av cookies eller personidentifiserende informasjon
• PostHog: Dersom du samtykker til måling og forbedring, kan vi behandle pseudonyme bruksdata om sidevisninger, klikk og tekniske hendelser for å forbedre tjenesten. Dataene hostes i EU.
• Google Ads: Dersom du samtykker til annonsering og kampanjemåling på offentlige sider, kan Google motta informasjon om annonseklikk, landingsside og bekreftede konverteringer.
• Sentry: Tekniske feildata for feilsporing, uten personidentifiserende informasjon (e-post, IP-adresser og brukerinformasjon filtreres bort)

3. Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger kun når vi har et gyldig rettslig grunnlag i henhold til GDPR artikkel 6.

3.1 Oppfyllelse av avtale, GDPR art. 6(1)(b)

• Oppretting og administrasjon av brukerkonto
• Eiendomsforvaltning og leietakerhåndtering
• Oppretting, lagring og digital signering av leiekontrakter
• Mottak, behandling og oppfølging av henvendelser
• Økonomistyring, fakturering og vedlikehold
• E-postvarsler om henvendelser, kontraktsstatus og husleie
• Abonnementshåndtering og betalingsbehandling via Vipps
• AI-assistenten Leio, når du velger å bruke den (se punkt 4.1)

3.2 Berettiget interesse, GDPR art. 6(1)(f)

• AI-støttet henvendelseshåndtering: Når utleier ber om det, analyserer AI henvendelser fra leietakere for å foreslå prioritet og svarkategorisering. Formålet er raskere og mer effektiv oppfølging. Utleier tar alltid den endelige beslutningen.
• Feilsporing og sikkerhet: Sentry brukes for å oppdage og løse tekniske feil. Personopplysninger filtreres bort før data sendes til Sentry.
• Anonymisert bruksstatistikk: Vercel Analytics samler anonymisert, aggregert statistikk uten bruk av cookies eller personidentifiserende informasjon.

3.3 Rettslig forpliktelse, GDPR art. 6(1)(c)

• Regnskapsmessig oppbevaring: Økonomiske data oppbevares i henhold til bokføringsloven (5 år).

3.4 Samtykke, GDPR art. 6(1)(a)

• Måling og forbedring: PostHog aktiveres kun etter eksplisitt samtykke. Du kan avslå uten at tjenesten slutter å fungere, og du kan trekke samtykket tilbake via cookieinnstillinger.
• Annonsering og kampanjemåling: Google Ads-konverteringsmåling på offentlige sider aktiveres kun etter eksplisitt samtykke. Du kan avslå uten at tjenesten slutter å fungere, og du kan trekke samtykket tilbake via cookieinnstillinger.
• Markedsføring: Vi sender tips, nyheter og tilbud for utleiere til registrerte brukere, slik vilkårene sier. Du kan melde deg av i kontoinnstillingene eller via avmeldingslenken i hver e-post.

4. Automatisert behandling og AI

Når utleieren ber om det, analyseres tittel og beskrivelse av en henvendelse av en AI-tjeneste. Formålet er å foreslå prioritet og generere et utkast til svar for utleieren. Utleieren tar alltid den endelige beslutningen om hvordan henvendelsen håndteres. Leietakere kan ikke starte AI, og ingen svar sendes automatisk.

Personidentifiserende informasjon som navn, e-post og telefonnummer fjernes så langt det er mulig før data sendes til AI-tjenesten. Navn settes inn av oss etter at AI-tjenesten har svart. Navnet en kontakt er registrert med (firma eller navn) kan sendes til AI-tjenesten, men ikke kontaktperson, e-post eller telefon.

4.1 AI-assistenten Leio

Leio er et valgfritt verktøy for utleiere. Leio gjør ingenting før du skriver til den, og bare det du ber om. Du kan bruke hele Utleio uten Leio.

• Hva Leio leser: det du selv har i Utleio, med samme tilgang som du har: eiendommer, leieforhold, kontrakter, økonomi, saker, kontakter, kalender og dokumenter, og filer du legger ved i samtalen. Leio ser ikke andre utleieres data.
• Hva Leio endrer selv: når du ber om det, kan Leio oppdatere dine egne opplysninger, som saker, boligopplysninger, utgifter og kalender. Hver endring vises i svaret.
• Hva du må godkjenne: alt som når andre (meldinger til leietakere og leverandører, fakturaer og purringer), alt som sletter eller avslutter noe, og alt som bygger på et vedlegg, blir et utkast. Ingenting skjer før du trykker bekreft. Leio sender, signerer og sletter aldri noe selv.
• Personopplysninger: leietakere vises for AI-tjenesten som «Leietaker 1» og så videre. Navn, e-post og telefonnummer sendes ikke. Når Leio leser et dokument, fjerner vi kjente navn, fødselsnummer, kontonummer, e-post og telefonnummer fra teksten først. Bilder du legger ved, sendes til AI-tjenesten for å lese teksten i dem.
• Hva som lagres: selve samtalen lagres ikke. Vi lagrer en kort tittel og et sammendrag uten leietakernavn, så du kan fortsette senere, og beholder bare de 20 nyeste. Ber du Leio huske noe, for eksempel tilstanden på boligen, lagres det, men aldri navn eller kontaktopplysninger, og du kan be Leio glemme det. Vedlegg ligger i en privat mappe som bare du har tilgang til, og flyttes dit de hører hjemme når du godkjenner forslaget. Ubrukte vedlegg eldre enn to døgn slettes neste gang du laster opp noe.
• Logg: hver handling Leio gjør, logges, så det alltid går an å se hva som har skjedd.
• Ikke til trening eller markedsføring: vi bruker ikke opplysningene dine til å trene AI-modeller, og ikke til markedsføring eller profilering. Etter vilkårene til AI-leverandøren brukes data som sendes gjennom API-et, heller ikke til å trene modellene deres. Leverandøren kan oppbevare forespørsler i inntil 30 dager for å avdekke misbruk.

Verken analysen av henvendelser eller Leio utgjør en automatisert beslutning med rettsvirkning etter GDPR art. 22. Begge gir bare forslag og utkast som utleieren selv vurderer og godkjenner.

5. Mottakere og databehandlere

Vi deler personopplysninger med følgende tredjeparter. Databehandleravtaler er inngått der dette er påkrevd.

5a. AI-utviklingsverktøy

Vi bruker AI-assisterte utviklingsverktøy (bl.a. Claude fra Anthropic) under produktutvikling og teknisk feilsøking. Disse verktøyene kan behandle tabellstruktur, anonymiserte testdatasett og aggregert metadata (f.eks. antall rader, feilmeldinger) som sendes til leverandørens API.

Vår rutine er at personopplysninger ikke sendes til AI-utviklingsverktøy i normal drift. For feilsøking mot produksjonsdata brukes anonymiserte kopier i et isolert utviklingsmiljø. Ved eksepsjonelle tilfeller der direkte tilgang til produksjonsdata er nødvendig, skjer dette under databehandleravtale og loggføres i vår interne behandlingsprotokoll (GDPR Art. 30).

Du kan be om innsyn i hvilke data som har vært behandlet via disse verktøyene ved å kontakte kontakt@utleio.no.

5b. Google Workspace-integrasjoner (Google Calendar)

Utleio tilbyr en valgfri integrasjon med Google Calendar for utleiere. Du må aktivt koble til via Innstillinger → Google Calendar og godkjenne tilgang i Googles samtykkeskjerm. Integrasjonen er ikke aktivert som standard og kan trekkes tilbake når som helst.

Hvilke Google-data vi bruker:

• calendar.events (skrive- og lesetilgang til kalenderhendelser): vi oppretter, oppdaterer og sletter hendelser vi selv lager (husleieforfall, kontraktsutløp, befaringer). Vi leser eller endrer ikke hendelser som du eller andre har opprettet i kalenderen.
• userinfo.email: vi henter e-postadressen knyttet til Google-kontoen ved tilkobling, slik at du tydelig ser hvilken konto som er koblet til. Vi lagrer den i Utleio og bruker den ikke til andre formål.

Hva vi ikke gjør: vi leser ikke kalenderens øvrige innhold, deltakerlister eller beskrivelser i hendelser vi ikke selv har opprettet. Vi deler ikke Google-data med tredjepart. Data fra Google brukes ikke til markedsføring, profilering eller AI-trening.

Lagring: refresh-token (kreves for å holde tilgangen aktiv) lagres kryptert i vår database (Supabase, EU). Tokenet slettes umiddelbart når du klikker «Koble fra» i innstillingene, og vi tilbakekaller tilgangen mot Googles autorisasjonsserver. Du kan også når som helst trekke tilgangen tilbake fra myaccount.google.com/permissions.

Bruken av Google Workspace-data er underlagt Google API Services User Data Policy, inkludert kravet om begrenset bruk.

6. Overføring til tredjeland

Enkelte av våre databehandlere er lokalisert i USA. Overføring skjer på grunnlag av EU-US Data Privacy Framework og/eller EUs standardkontraktsvilkår (SCC). Vi har inngått databehandleravtaler med alle våre underleverandører.

Vår hoveddatabase (Supabase) er plassert i EU (eu-west-1) og innebærer ingen overføring til tredjeland.

7. Oppbevaring og anonymisering

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for:

• Aktive brukerkontoer: Data lagres så lenge kontoen er aktiv.
• Aktive leieforhold: All data knyttet til leieforholdet oppbevares komplett så lenge leieforholdet pågår.
• Avsluttede leieforhold: Etter at et leieforhold er avsluttet, oppbevarer vi kontrakts- og økonomidata i inntil 5 år i henhold til bokføringsloven. Etter oppbevaringsperioden anonymiseres personopplysninger, mens eiendomsrelatert historikk (beløp, datoer, vedlikehold) beholdes for forvaltningsformål.
• Henvendelser: Oppbevares i inntil 3 år etter at saken er lukket, deretter anonymiseres kontaktinformasjonen.
• Kontraktsdokumenter (PDF): Oppbevares i inntil 5 år etter leieforholdets slutt i henhold til bokføringsloven, deretter slettes de.
• Slettet konto: Ved sletting av brukerkonto fjernes alle personopplysninger permanent. Anonymisert eiendomshistorikk som allerede er arkivert kan ikke gjenopprettes.

8. Dine rettigheter

Som registrert har du følgende rettigheter i henhold til GDPR:

• Rett til innsyn (Art. 15): Du kan be om en kopi av alle personopplysninger vi har om deg. Bruk «Eksporter mine data» i innstillingene.
• Rett til retting (Art. 16): Du kan oppdatere dine opplysninger i profilen din, eller kontakte oss.
• Rett til sletting (Art. 17): Du kan slette kontoen din i innstillingene. All persondata fjernes permanent.
• Rett til begrensning (Art. 18): Du kan be om at vi begrenser behandlingen av dine opplysninger.
• Rett til dataportabilitet (Art. 20): Du kan eksportere alle dine data i maskinlesbart format (JSON) via innstillingene.
• Rett til å protestere (Art. 21): Du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse.
• Rett til å trekke samtykke: Samtykke til markedsføring kan trekkes tilbake i innstillingene under Varslinger.
• Klagerett: Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener vi behandler personopplysninger i strid med regelverket.

9. Informasjonssikkerhet

Vi benytter tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger, herunder kryptering under transport (TLS), tilgangskontroll på databasenivå (Row Level Security), sikker autentisering, og regelmessig sikkerhetsgjennomgang av våre underleverandører.

10. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved behov. Vesentlige endringer varsles per e-post. Gjeldende versjon er alltid tilgjengelig på denne siden.

11. Kontakt

Har du spørsmål om personvern, eller ønsker du å utøve dine rettigheter, kan du kontakte oss på kontakt@utleio.no.

Sist oppdatert: 13. november 2026